Petunjuk Pelaksanaan

1.   PENDAHULUAN

1.1.       LATAR BELAKANG

Inovasi memainkan peranan yangsangat penting untuk keunggulan organisasi. Inovasi dalam perusahaanmenciptakan nilai keunggulan bagi keberlangsungan perusahaan dalam menghadapipersaingan global yang semakin kompetitif.

Perusahaanharus menekankan pentingnya fokus pada proses penciptaan nilai,  pengembangan dan implementasi ide-ide kreatifserta inovatif untuk menghasilkan perubahan-perubahan proses, produk dan jasayang bernilai tambah.

            Perusahaan yang baik akan menciptakan atmosfer/ikliminovasi produktif bagi seluruh karyawan untuk berpartisipasi melalui employee enggagement (keterlibatankaryawan). Aktifitas perusahaan dalam mengembangkan inovasi terangkum dalamrantai nilai inovasi yang berjalan dengan baik. Salah satu rantai nilai inovasitersebut adalah aktifitas penggalian ide. Tiga indikator penentu tingkatkeberhasilan perusahaan dalam aktifitas penggalian ide tersebut dapat dilihatdalam gambar berikut ini:

 


Gambar1.1:  Rantai Nilai Inovasi

        Aktifitaspenggalian ide-ide kreatif dan inovatif perusahaan perludipacu melalui penciptaan wadah yang semakin fleksibel mengakomodasi segalabentuk dan sumber ide dalam perusahaan. Sumbang Gagasan disusun untuk mewadahisekaligus mendorong karyawan untuk berpartisipasi melalui ide atau gagasan yangkonstruktif untuk perusahaan. Untuk efektivitas kegiatan penggalianide secara lintas unit dalam perusahan melalui Sumbang Gagasan, maka perludibuat Petunjuk Pelaksanaan Sumbang Gagasan.

1.2.       TUJUAN

Progam Sumbang Gagasan (SG) inidimaksudkan untuk:

-     Mendorong peran serta seluruh karyawan untuk menyumbangkan pikiran/gagasandalam rangka meningkatkan produktivitasdan efisiensi di lingkup Kompartemen masing-masing.

-     Menjadi bank ide/gagasan untuk perusahaan sehinggakemudian dapat diteruskan dalam kegiatan inovasi perusahaan dalam bentuk SistemSaran (SS), Gugus Inovasi Operasional (GIO) atau Gugus Inovasi Managerial(GIM).

1.3.       TANGGUNG JAWAB

Program Sumbang Gagasan (SG) inidisiapkan oleh Tim Pengelola Inovasi Perusahaan, Bagian Organisasi, DepartemenOrganisasi & Prosedur.

Mekanisme revisi PetunjukPelaksanaan Penyelenggaraan Sumbang Gagasan (SG) dilakukan oleh Staf ProgramTingkat Perusahaan.

1.4.       DOKUMEN TERKAIT

§   Surat Keputusan Direksi Nomor0014/LI.00.04/30/SK/2007, tanggal          24 Januari 2007 tentang StrukturOrganisasi, Fungsi Pokok, Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat-pejabat dalamOrganisasi Pengelolaan Inovasi      PTPetrokimia Gresik.

§   Pedoman Pengelolaan Inovasi (PR-30-0001).

§   Pedoman Pelaksanaan Penilaian Inovasi (PR-30-0002).

§   Prosedur Pengendalian Dokumen(PR-02-0005).

2.    DEFINISI SUMBANG GAGASAN

2.1. DEFINISI INOVASI

Inovasi adalah suatu proses untuk menciptakan nilai tambah dengan cara melakukan perubahan untuk menghasilkan sesuatu yang baru atau improvementterhadap sistem kerja, proses kerja,cara kerja, produk dan jasa (services). (PD-30-0001)

2.2. DEFINISI SUMBANG GAGASAN (SG)

2.2.1  SUMBANG GAGASAN

Sumbang Gagasan (SG)adalah sarana untuk menyampaikan gagasan atau saran dari seluruh karyawan (Eselon I s/d Pelaksana) yang ditujukan kepada unit kerjanya sendiri atau unit kerja lain dalam lingkupkompartemen masing-masing.

2.2.2. PERBEDAAN SUMBANGGAGASAN (SG) DAN SISTEM SARAN (SS)

Adapun perbedaan SumbangGagasan (SG) dan Sistem Saran (SS) dapat dilihat pada tabel berikut ini:

No

Uraian

Sistem Saran (SS)

Sumbang Gagasan (SG)

1

Jumlah personil

Maksimal 2 orang

1 orang/ide pribadi

2

Media penulisan

Makalah/form penulisan

Online di portal:

http/:km.petrointernal.net/sg

3

Metode penulisan

Plan-Do-Check-Action

(sudah terimplementasi)

Hanya merupakan ide/gagasan awal (belum terimplementasi)

4

Lingkup  ide perbaikan

Dalam lingkup pekerjaan/unitnya sendiri

Unit kerja sendiri atau unit lain dalam 1 kompartemen yang sama

5

Peran Fasilitator

Bimbingan & Aproval.

Konsultasi ide & Aproval secara online.

 

 

3.   MEKANISME SUMBANGGAGASAN

3.1. ALUR KERJA SUMBANG GAGASAN

Proses SumbangGagasan (SG) terdiri dari beberapa aktifitas yang tergambar pada gambaralur kerja Sumbang Gagasan (SG) berikut ini:
Gambar3.1:  Alur Kerja Sumbang Gagasan

 

Aktifitas-aktifitasyang dilakukan dalam proses Sumbang Gagasan adalah:

3.1.1       Pengisian Gagasan pada sistem Online

    PengisianGagasan Online dapat dilakukan oleh seluruh karyawan (Eselon I s/d Pelaksana)serta Karyawan PKWT & Bulanan Percobaan melalui website KnowledgeManagement. Cara login adalah sebagai berikut:

-    Untuk karyawan Eselon I s/d Pelaksana dapatmenggunakan akses Username & Password sesuai dengan login KnowledgeManagement.

-    Untuk Karyawan PKWT & Bulanan Percobaandapat menggunakan format:

   Username : Nomor Badge,

   Password            : tanggal lahirdengan format: yyyy/mm/dd

Contoh:

Username : BP004306atau PK110505

Password : 19870901

 

Catatan:   - Bagi Karyawan PKWT & BP, usernamedan pasword diatas hanya dapat digunakan untuk mengakses menu Sumbang Gagasan(SG) dan tidak bisa digunakan untuk mengakses menu lain di Knowledge Managemen(KM).

-     Disarankan untuk segera merubah password agar akun anda tidak bisadiakses oleh orang lain.

-     Setelah karyawan PKWT & BP diangkatmenjadi Karyawan Tetap PT Petrokimia Gresik, maka username dan passwordakan dirubah oleh Dep. Tekinfo. Untuk melakukan aktifasi silahkan menghubungiDep. Tekinfo.

 

3.1.2       Approval oleh Kabag/Fasilitator

              Gagasanyang telah dikirim oleh seorang karyawan tidak secara otomatis dilanjutkan ketahap selanjutnya, akan tetapi harus diketahui dan disetujui terlebih dahuluoleh Fasilitator yang bersangkutan.  Approval oleh fasilitator dilakukan secaraonline melalui Website KM. Adapun pembagian fasilitator adalah sebagai berikut:

 

  Tabel 3.1. Pembagian fasilitator Approval Sumbang Gagasan (SG)

 

No

Penulis Gagasan

Fasilitator

1

Eselon I

(General Manager/Setingkat)

Direksi

2

Eselon II

(Manager/Setingkat)

Eselon I

(General Manager/Setingkat)

3

Eselon III

(Kabag/Setingkat)

Eselon II

(Manager/Setingkat)

4

Eselon IV s.d Pelaksana

Eselon III (Kabag/Setingkat)

5

PKWT & BP

Eselon III (Kabag/Setingkat) di tempat dimana karyawan tersebut menjalani OJT.

 

 

Khusus untuk Karyawan PKWT & BP, pada saat menulisgagasan secara online akan diberikan pilihan nama Pejabat Eselon III/Setingkatdi unit kerja tempat menjalani OJT untuk dipilih menjadi Fasilitator. Diharapkansetelah menulis gagasan dalam sistem online, karyawan PKWT & BP mengkomunikasikan/melaporkepada Eselon III/Setingkat yang telah dipilih agar segera dilakukan approval.

 

3.1.3      Verifikasi olehManager Unit Kerja Tujuan Gagasan

              Gagasan yang telah disetujui olehfasilitator akan diverifikasi oleh Manajer unit kerja tujuan gagasan.Verifikasi ini dilakukan secara online menggunakan otoritas hak akses username dan password Manager unit kerja yang bersangkutan. Mekanisme verifikasidapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu:

1.   Verifikasi langsung/realtime.

          Seorang Managerdapat membuka kapanpun sistem online Sumbang Gagasan (SG), Jika di dalam sistemsudah terdapat gagasan yang ditujukan kepada unit kerjanya maka Managertersebut dapat langsung melakukan verifikasi terhadap gagasan tersebut.

 

2.  VerifikasiPeriodik Setiap Bulan.

        Sistem akanmerekap seluruh gagasan yang masuk dan akan memberikan pemberitahuan kepadaManager tujuan gagasan melalui e-mail departemen dan e-mail pribadi Managertersebut pada tanggal terakhir setiap bulan.

 

Dalam melakukanverifikasi terhadap gagasan yang diterima Manager dapat menggunakan kriteriaberikut ini:

1.       Gagasan memiliki peluang besar untukdiimplementasikan di unit kerja tujuan Gagasan.

2.       Gagasan tidak menimbulkan dampak negatif diunit kerja tujuan gagasan atau unit kerja lain di lingkup Kompartemen dan/ atauPerusahaan.

3.       Gagasan tidak membutuhkan biaya yang besardalam implementasi.

4.       Kriteria lain sesuai dengan kebutuhan dankondisi masing-masing departemen.

 

3.1.4      Penilaian TingkatKompartemen

    Seluruh Gagasanyang telah diverifikasi oleh Manager unit kerja tujuan gagasan akan dinilaioleh Tim Penilai Tingkat Kompartemen yang akan dibentuk melalui Nota Dinas.Penilaian tingkat kompartemen ini akan menentukan 5 Gagasan terbaik darimasing-masing kompartemen dan akan dilanjutkan penilaian tingkat perusahaan.

 

3.1.5      Penilaian TingkatPerusahaan

    Penilaiantingkat perusahaan akan dilakukan oleh Penilai Tingkat Perusahaan yang dibentukmelalui Nota Dinas. Penilaian tingkat perusahaan ini akan menentukan Gagasanterbaik dengan Peringkat 1, 2 dan 3. Serta menentukan Karyawan dengan JumlahGagasan terbanyak.

 

3.1.6      Pengambilan Reward

    Seluruh bentukreward dalam rangkaian kegiatan Sumbang Gagasan (SG) ini dapat diambil diDepartemen Organisasi dan Prosedur.

 

3.1.7      Tindak LanjutGagasan menjadi SS, GIO, GIM atau 5R

    Manager unitkerja tujuan gagasan dapat menentukan tindak lanjut terhadap gagasan yangmasuk.  Tindak lanjut tersebut dapatberupa pembentukan Sistem Saran (SS), Gugus Inovasi Operasional (GIO), GugusInovasi Managerial (GIM) atau 5R.

 

3.2. PERIODE PENGIRIMAN & PENILAIAN GAGASAN

         PeriodePengiriman& Penilaian Gagasan akanditentukan olehDep. Organisasi & Prosedur dengan pengumuman terlebih dahulu melaluiWebsite Knowledge Management.

 

4.   KRITERIA APPROVAL& VERIFIKASI GAGASAN 

  1. GAGASAN YANG DITERIMA (APPROVED)

    Kriteria gagasanyang harus dipenuhi oleh karyawan untuk bisa diapprove oleh fasilitator adalah:

  1.       Gagasan untukmemperbaiki peralatan produksi, fasilitas mesin dan alat
  2.       Gagasanmemberikan kontribusi penghematan biaya bahan baku, proses produksi dankomponen
  3.       Gagasanmemberikan kontribusi pembatasan limbah, pemanfaatan dan rekondisi bahan yangsudah tidak digunakan dan bahan-bahan limbah
  4.       Gagasanberkontribusi dalam menciptakan keamanan, kedisiplinan, kebersihan, K3, dankelestarian lingkungan.
  5.       Gagasanmemberikan kontribusi pengembangan mutu
  6.       Gagasanberupa Ide-ide baru, penemuan atau modifikasi
  7.       Gagasanberada dilingkup kewenangan kompartemen masing-masing.
  8.       Gagasan tidakmerugikan unit kerja lain
  9.       Gagasanmemberikan solusi yang realistis.

 

  1. GAGASANYANG TIDAK DITERIMA (NOT APPROVED)

Gagasan akanditolak adalah gagasan dengan kriteria sebagai berikut:

  1.       Gagasan tidakjelas dan tidak pasti , hanya merupakan keluhan terhadap diri sendiri, kritikanterhadap orang lain tanpa memberikan solusi
  2.       Gagasan yangsama pernah diajukan/dilaksanakan di Petrokimia Gresik.
  3.       Gagasantersebut sulit/ tidak realistis untuk diimplementasikan.
  4.       Gagasanberpengaruh negatif terhadap mutu atau munculnya masalah dalam hal keselamatankerja atau berpengaruh negatif terhadap kinerja unit lain atau perusahaansecara keseluruhan

 

5.   REWARD/PENGHARGAANSUMBANG GAGASAN

Reward/Penghargaandalam Sumbang Gagasan bukan merupakan tujuan utama dalam berinovasi. SistemReward/Penghargaan merupakan unsur pendorong agar karyawan dapat terustermotivasi untuk menyumbangkan ide-ide inovasi/perbaikan. Adapun RincianReward yang akan diberikan kepada Karyawan yang berpartisipasi dalam SumbangGagasan (SG) adalah sebagai berikut:

  1.     Reward Frekuensi Pengiriman Gagasan

Bagi karyawan yangtelah mengirimkan 1 Gagasan dan telah terverifikasi oleh Manager Unit Kerjatujuan Gagasan, karyawan tersebut berhak mendapatkan 10 Point.  Setelah terkumpul 50 Point, karyawan tersebutberhak mendapatkan Reward sebesar Rp. 50.000,-. Reward tersebut dapat diambildi Dep. Organisasi & Prosedur.

  1.     Reward Gagasan Terbaik Tingkat Kompartemen

              SeluruhGagasan yang telah masuk dalam satu periode akan dinilai oleh Tim Penilai Tk.Kompartemen. Penilaian ini akan menentukan 5 Gagasan Terbaik di TingkatKompartemen. Masing-masing Gagasan tersebut berhak atas Reward sebesar Rp.100.000,-. Besaran reward tersebut telah disesuaikan dengan besaran reward dariSistem Saran (SS) di tingkat Kompartemen.

  1.     Reward Gagasan Terbaik Tingkat Perusahaan

              Gagasanterbaik dari masing-masing Kompartemen selanjutnya akan dinilai oleh Tim PenilaiTk. Perusahaan. Penilaian ini akan menentukan peringkat  gagasan terbaik yaitu:

1.    Peringkat ke-I  berhak mendapatkan reward sebesar Rp.1.000.000,-

2.    Peringkat ke-II berhak mendapatkan reward sebesarRp.    750.000,-

3.    Peringkat ke-II berhak mendapatkan reward sebesarRp.    500.000,-

 

  1.     Reward Bagi Karyawan Dengan Gagasan Terbanyak

Karyawan denganjumlah Gagasan terverifikasi terbanyak ditentukan oleh Tim PenilaiTk. Perusahaan. Karyawan yang memiliki gagasan terverifikasi terbanyak, berhak atas atasperhargaan  sebesar Rp. 500.000,- yang dapat diambil di Dep.Organisasi & Prosedur. Prestasi Karyawan yang bersangkutan akan dimuatdalam kolom berita di KM sebagai successstory dalam kegiatan inovasi perusahaan.